Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Глава 3. Организация и ведение договорной работы: роль юриста». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация договорной работы на предприятии строится в двух направлениях. Первое – составление и контроль за соблюдением исходящих соглашений, второе – анализ предложений, которые поступают от имени всех контрагентов. Например, договорная работа с поставщиками состоит в том, чтобы подписанное соглашение стало для клиента страховкой на случай сорванных сроков доставки, получения некачественного товара или некорректно укомплектованного груза. При наличии сомнительных моментов юрист по договорному праву предоставит перечень поправок, внесение которых гарантирует соблюдение интересов клиента. Также он проследит за соблюдением прав клиента независимо от того, с чьей стороны поступило предложение о сотрудничестве.
Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.
Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:
-
Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).
-
Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).
-
Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).
-
Цену или условия расчетов.
-
Ответственность за неисполнение.
-
Сроки и дополнительную информацию.
-
Ответственных лиц.
Разработка договоров несет следующие правовые риски:
- отсутствие проверки контрагента на банкротство, на участие в судебных спорах, ликвидацию и чистоту прав;
- отсутствие полномочий в доверенности подписанта, отсутствие одобрения сделки, необходимых лицензий;
- незаключенность договора, в котором отсутствуют существенные условия;
- недействительность сделки, несоответствующей закону или непрошедшей регистрацию;
- двусмысленность условий, избыточность или невыполнимость обязательств, особенно встречных;
- различные сроки, а также условия сдачи-приёмки, ущемляющие интересы одной из сторон;
- недостаток или избыток ответственности, право на изменение или расторжение договора, односторонний отказ от договора, не присущее виду сделки.
- Подробности
- Категория: Юридическое сопровождение
- Опубликовано 23.01.2013 20:33
Заключение хозяйственных договоров относится к повседневной деятельности практически любого коммерческого предприятия. Это в равной степени относится к торговле, промышленному производству, сельскому хозяйству, проектно-изыскательским видам работ или деятельности в сфере услуг.
Задача юридической компании в вопросах организации договорной работы на предприятии состоит в регламентации деятельности договаривающихся сторон в соответствии с действующим законодательством, с целью надлежащего исполнения сторонами обязательств по договору и предупреждения рисков финансовых потерь предприятием.
Юрист необходим при заключении любого договора
Практика показывает, что наиболее задействованными при заключениями договоров оказываются юристы и менеджеры — в силу специфики деятельности. Финансовый отдел, конечно же, тоже не остается в стороне (в конце концов, именно он занимается всеми денежными потоками), однако его влияние не столь очевидно.
Прежде, чем вводить какие-либо изменения, нужно проанализировать, как производится работа с договорами на данный момент . Кто чаще всего составляет договоры, которые заключает предприятие: составляются ли они собственными юристами или поступают от сторонних организаций и требуют особенно внимательного изучения? Кто имеет право подписывать договоры: собственно руководитель или прочие лица? Какие подготовительные работы производятся? Какова процедура подписания договоров? Куда договоры направляются? Какова процедура исполнения договоров? Где и в каких условиях хранятся договоры? Ответы на эти и подобные им вопросы позволят определить наиболее слабые места в работе с договорами.
После того, как юрист определит особенности сложившейся на предприятии практики, можно начинать подготавливать документы, которые облегчат переход к новому порядку работы с договорами. Нужно будет составить методические рекомендации для участников договорной работы. Отметим, что речь идет о каждом участнике, включая лицо, ответственное за хранение договоров. Составление рекомендаций и общего Положения о работе с договорами необходимо для того, чтобы на предприятии могла образоваться новая единая система работы с документами. Такая система позволит упростить процедуру подготовки и подписания новых договоров, улучшить контроль за исполнением и хранением договоров.
Так как при заключении и исполнении договоров требуется слаженная работа нескольких отделов, то придется определить основные понятия: что есть собственно договор, что есть дополнительные соглашения и так далее. Введение определений более важно, чем может показаться, ведь различия в понимании одного и того же термина неминуемо приведут к трудностям.
Регистрация договоров
Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.
Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).
На практике возможен другой способ присвоения договору номера : если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).
При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).
Подготовка договоров: этапы и мероприятия
Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:
создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру
Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора.
После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают.
Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений.
В любой компании договор является одним из наиболее необходимых и распространённых документов
В договоре определяются права и обязанности, ответственность сторон, порядок их взаимодействия, способы и формы расчётов. Юридически грамотно составленный договор является гарантией коммерческого успеха и взаимовыгодного сотрудничества сторон договора,эффективной мерой защиты прав и законных интересов юридического лица при возникновении споров в судебном (досудебном) порядке. От правильности составления договора и точности его формулировок, не допускающих двойного толкования условий договора, правильного определения предмета, существенных и иных его условий, корректной детализации условий договора, препятствующих ущемлению интересов Клиента, зависят не только прибыль, но и деловая репутация, и экономическая безопасность любого юридического лица.
Особенности деятельности юриста
Юрист может быть принят на работу в организацию, где уже существует юридическая структура с наработанной правовой базой, либо стать первым подобным специалистом.
В первом случае специалисту достаточно разобраться в уже налаженной правовой системе, ознакомиться с принятыми формами договоров, должностными инструкциями и т.д.
В такой ситуации риск совершить ошибку, которая приведет к негативным юридическим последствиям для организации, сведен к минимуму.
В иную ситуацию попадает специалист, который пришел на только что образовавшуюся должность юриста в компанию.
В таком случае работнику предстоит самостоятельно разрабатывать правовую базу, на которой будет основываться деятельность предприятия.
Сюда относится разработка должностных инструкций, подготовка проектов типовых договоров, принятие дополнительных соглашений, создание стандартных юридических формулировок, учет возможных сложностей и «подводных камней» и т.д.
Для успешного решения подобных вопросов юристу важно не только разбираться в российском законодательстве и особенностях деятельности конкретной организации, но, также, заручиться поддержкой руководства предприятия.
Договорная работа — важная часть деятельности для любой компании. Для достижения целей бизнеса и минимизации рисков важна четкая регламентация процедур взаимодействия с контрагентами — заказчиками услуг, поставщиками. Грамотное исполнение обязанностей менеджера по работе с договорами предотвращает рискованные сделки, помогает избежать финансовых потерь. Результаты некомпетентно заключенных сделок:
- ущемление прав одной из сторон соглашения;
- сотрудничество с недобросовестным контрагентом;
- признание договора недействительным;
- длительные судебные разбирательства;
- убытки.
Существуют два способа ведения:
- штатный специалист, работающий непосредственно в компании;
- сторонний, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге.
В ЕКСД и сборнике профстандартов нет описания должностей и профессий с подобным названием. Деятельность штатного сотрудника зависит от целей и задач компании и закрепляется инструкцией. В некоторых организациях формируется целый договорной отдел.
Каждая компания самостоятельно определяет функциональные обязанности специалиста по договорам в штате. Работнику, в различной комбинации функций, могут поручить:
- проверку контрагентов и заключение соглашений;
- сопровождение соглашений;
- исполнение — формирование нормативов, проведение внутренних расчетов, сверок, контроль качества и пр.;
- претензионную работу.
Права и ответственность
Для решения обширного перечня задач, непосредственного выполнения заданий специалист по договорной работе любого разряда наделен необходимыми правами и несет ответственность перед работодателем и законом.
Специалист по договорной работе имеет право:
3.1.1. принимать решения по вопросам, входящим в его/ее компетенцию, для обеспечения законной деятельности организации.
3.1.2. готовить и представлять вышестоящему начальству предложения по совершенствованию механизма управления.
3.1.3. участвовать в мероприятиях, организуемых Секретариатом, для обсуждения правовой поддержки работы Секретариата. 4.
4.1.1 Обязанности и оценка задач
4.1 Специальный представитель несет административную, дисциплинарную и материальную (а в некоторых случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и уголовную) ответственность за
4.1.1 Несоблюдение или ненадлежащее соблюдение административных документов и других нормативных актов, регулирующих Договорные работы.
4.1.2. невыполнение или ненадлежащее выполнение указаний руководителя.
4.1.3 Невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей и порученных заданий.
4.1.4 Злоупотребление делегированными ему/ей полномочиями и использование этих полномочий в личных целях.
4.1.5 Неспособность предоставить достоверную информацию о выполнении возложенных на него/нее функций.
4.1.6 Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений техники безопасности, противопожарных и других норм, подвергающих риску компанию и ее сотрудников.
4.1.7 Несоблюдение трудовой дисциплины.
4.2 Оценка работы специалиста по труду по контракту производится путем:
4.2.1 Непосредственный руководитель — регулярно, во время ежедневного выполнения работником своих обязанностей.
Комитет по оценке компании — периодически, но не реже одного раза в два года, на основании документально подтвержденных результатов периода оценки.
4.3 Основным критерием оценки специалиста по трудовому договору является качество, полнота и своевременность выполнения задач, указанных в настоящем положении.
Резолюция должна иметь определенную структуру. В начале есть место для резолюции исполнительного директора. Далее следует основная часть, которая делится на несколько разделов. Наиболее важными из них являются:
Обычно на этапе определения сроков и условий проводится несколько встреч с подрядчиками. Это необходимо для того, чтобы достичь компромисса. В ходе переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами, описывающими условия и детали документа, договариваются о цене и порядке расчетов.
Перед встречей перечислите семь важных терминов в проекте договора:
Краткое описание договора (поставка, услуга или другой вид работ).
Наименование сторон (например, крупные предприятия могут состоять из большого количества юридических лиц).
Предмет договора (результат, ради которого будут приложены усилия).
Цена или условия оплаты.
Ответственность за неисполнение обязательств.
Сроки и дополнительная информация.
Чем занимается экономист/менеджер по договорной работе
В справочниках деятельность экономиста по договорной работе описана директивно, путем указания конкретных должностных обязанностей. Однако этот метод устарел, и профессиональная стандартизация предполагает выделение обобщенных и конкретных трудовых функций. Кроме того, к каждой из конкретных функций дается описание:
- трудовых действий;
- необходимых умений;
- необходимых знаний;
- других характеристик.
Мы попробуем выделить обобщенные трудовые функции экономиста-договорника:
- Деятельность по заключению договоров (анализ рыночных цен и поиск контрагентов, участие в переговорах с потенциальными контрагентами, подготовка расчетов стоимости / смет, подготовка или участие в подготовке договорных документов / согласование договорных документов).
- Деятельность по контролю исполнения договоров (оформление или контроль оформления и предоставления первичной учетной документации, сверка расчетов с контрагентами, оформление отчетности по договорам).
- Деятельность, связанная с нарушением договорных обязательств (участие в подготовке претензий и ответов на них, в подготовке документов к судебным разбирательствам).
Рекомендации потребителям при заключении договоров на оказание юридических услуг
19.12.2019
В последнее время в Управление Роспотребнадзора по Волгоградской области поступает большое количество обращений потребителей, на частные юридические фирмы , которые на основании возмездных договоров берутся оказать потребителям те или иные юридические услуги. Жалобы связаны с не предоставлением (предоставлением не в полном объеме) юридических услуг, заказанных потребителями.
Хочется обратить внимание, что цены на юридические услуги в этих компаниях довольно высокие, зачастую они даже больше, чем стоимость некачественного товара или услуги, из-за которых к ним обращается гражданин. Так, например, их стоимость варьируется от 5000 до 100 000 рублей. При этом перечень услуг, оказываемых за эти деньги, гораздо скромнее, нежели можно ожидать.
Важно помнить, что до заключения договора на оказание юридических услуг до граждан не доводится информация о цене услуг, которые будут выполняться, а в договоре прописывается общая значительная сумма договора, при этом спецификация или смета также отсутствуют.
Наименование и перечень услуг в договоре, как правило, сформулировано как «правовой анализ ситуации», «юридическая консультация», «подготовка юридических документов», «подготовка процессуальных документов».
При этом в устной форме потребителям обещают разрешение проблемы до конца, в том числе и защиту в суде.
В соответствии со ст. 8,10 Закона РФ «О защите прав потребителей» до потребителя своевременно, то есть до заключения договора, должна быть доведена полная и достоверная информация, как о самой юридической компании, так и о юридической услуге.
Советы при заключении договора:
1. Обязательным условием оказания юридических услуг является подписание договора, в котором четко прописывается, кто является заказчиком, кто исполнителем, перечень услуг, какова стоимость предстоящей работы, а также права обеих сторон и их ответственность. Не стоит торопиться ставить в договоре подпись.
Нужно внимательно с ним ознакомиться, и если возникнут сомнения, предложить юристу свои изменения и корректировки. 2. В момент заключения договора на оказание юридических услуг следует проследить, чтобы была составлена спецификация или смета.
В смете (спецификации) указываются наименование каждой услуги, их стоимость, количество.
3. Необходимо также проследить, чтобы в договоре были оговорены сроки начала и окончания оказания услуг, иначе выполнение договора может затянуться, что для клиента совершенно нежелательно.
4. Юридическая компания не вправе без согласия клиента выполнять платные дополнительные услуги. В случае, если они уже были оказаны, потребитель вправе их не оплачивать, а если оплатил – потребовать возврата денежных средств.
5.После завершения оказания услуг по договору должен быть составлен двусторонний акт приема-сдачи оказанных услуг (акт выполненных работ) с описанием объема оказанных услуг.
Данный акт подписывается каждой из сторон договора. Однако подписывать вышеуказанный акт потребителю следует при полном отсутствии претензий к юридической компании.
Ведь подписание акта об оказанных юридических услугах свидетельствует о том, что:
- •услуги оказаны полностью и надлежащим образом;
- •у клиента отсутствуют претензии к юристу, что, безусловно, трактуется в пользу последнего.
- Если же потребитель не доволен качеством оказанных ему услуг или имеет иные претензии к юридической компании, то ни в коем случае не стоит подписывать указанный акт.
- Не рекомендуем подписывать акт до полного оказания всех услуг.
- На стадии заключения договора потребителю могут обещать «золотые горы» в виде:
- · возврата денег за некачественный товар или услугу;
- · компенсации морального вреда в значительном размере;
- · уплату штрафа за неисполнение требований потребителя в добровольном порядке и, конечно же,
- · возмещения всех расходов на юридические услуги.
- Здесь хочется обратить особое внимание всех потенциальных клиентов указанных юридических фирм на то, что если по каким-то причинам продавец товара или исполнитель услуги отказывается возвращать деньги и компенсировать убытки в добровольном порядке, то сделать это может только суд, причем размер компенсации морального вреда, убытков, судебных и прочих издержек, штрафа суд определяет сам по своему усмотрению.
- Таким образом, ни один юрист не может 100%-но гарантировать вам выигрыш судебного дела и возмещения всех понесённых затрат.
- Право потребителя на отказ от юридической услуги в любой момент закреплен в статье 32 Закона РФ «О защите прав потребителей».
- Однако, при отказе от юридической услуги потребитель обязан оплатить компании фактически понесенные расходы, связанные с исполнением обязательств по договору.
- Необходимо отметить, что фактические расходы должны быть подтверждены соответствующими документами (например, передано исковое заявление или предоставлен документ, подтверждающий совершение выезда юриста в судебные органы и прочее).
- Расторжение договора в данном случае оформляется путем подписания соглашения о расторжении договора или просто подписания двустороннего акта приема-сдачи оказанных услуг с указанием перечня оказанных потребителю услуг и их стоимости, а также суммы, подлежащей возврату.
- Если же договор расторгается по причине некачественного оказания юридических услуг, то доказать низкое качество «юридической консультации» или «правового анализа ситуации, документов», как правило, не представляется возможным.
- Если потребителю оказаны услуги ненадлежащего качества, то в соответствии со статьей 29 Закона РФ «О защите прав потребителей» потребитель имеет право предъявить одно из следующих требований: безвозмездного устранения недостатков оказанной услуги; соответствующего уменьшения цены оказанной услуги; повторного выполнения работы; возмещения понесенных им расходов по устранению недостатков выполненной работы (оказанной услуги) своими силами или третьими лицами.
Преимущества штатного юриста
Организация может решать свои юридические вопросы двумя способами: заключить договор с юридической компанией (адвокатским бюро) и обращаться к ним при необходимости за правовой помощью, либо оформить в штат постоянного сотрудника.
В первом случае главным преимуществом является то, что в распоряжении компании оказывается целая юридическая организация, в которой работают специалисты разного профиля.
Это позволяет рассчитывать на получение квалифицированной помощи по любому вопросу.
К тому же, отсутствует возможность получения моментальной юридической помощи по незначительным текущим делам, поскольку нужный специалист не находится непосредственно на предприятии.
Главный минус работы с юридическими конторами – высокая стоимость подобных услуг.
Наличие штатного юриста, либо целого юридического отдела дает руководству организации целый ряд преимуществ.
Общая характеристика договорной работы юриста и юридической службы
Данная Глава посвящена вопросам, которые являются наиболее проблемными в практической деятельности юриста на предприятии. Как отмечает Е. А. Мишина «есть ряд азбучных истин, которые должны усвоить будущие inhouse lawyers. В первую очередь молодой специалист с юридическим образованием, готовящийся начать работать, должен обладать хорошим знанием положений Гражданского кодекса Российской Федерации и свободно ориентироваться в этом нормативном акте. Условием sine qua non для начала работы в организации является не только хорошее знание названного Кодекса; необходимо также регулярно следить за изменениями действующего законодательства и отслеживать изменения и дополнения, вносимые в ГК РФ, которые принимаются довольно часто. Будущему юристу организации, даже если он не будет работать в тесной связи с кадровой службой (управлением персонала), необходимо знание Трудового кодекса Российской Федерации. Практика показывает, что кадровые работники с разной степенью регулярности обращаются к юристам по широкому спектру вопросов, начиная от просьбы участвовать в собеседовании с претендентом на ту или иную должность и заканчивая разработкой критериев аттестации сотрудников, объявлением выговоров, увольнений по инициативе администрации».
Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать
Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.
Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.
У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.
Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.
Структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе
При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа.
Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:
Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:
Этот раздел служит для детализации обязанностей, которые должен исполнять специалист по договорной работе. Например, может быть сказано, что он обязан:
Здесь описывают неблагоприятные для сотрудника последствия нарушения норм и правил. За действия, которые осуществил специалист по договорной работе, или за принятые им решения его могут привлечь к следующим видам ответственности:
Образец должностной инструкции специалиста по договорной работе можно скачать в разделе «Документы и бланки» в начале статьи.
Таким образом, должностная инструкция должна конкретизировать вопросы исполнения трудовой функции сотрудником. Например, если руководитель решил, что специалист по договорной работе должен отвечать еще и за ведение претензионной работы, это прописывается в разделе должностных обязанностей.
Еще больше материалов по теме в рубрике: «Должностные инструкции (обязанности)».