Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговые инспекторы вправе убедиться, что бизнес ведет учет в соответствии с законом и отражает сведения в полной мере. Для этого они устраивают проверки, причем часто без предупреждения. Лучший способ подготовиться к ним — соблюдать кассовую дисциплину регулярно.
Контрольно-кассовая дисциплина в 2022-2023 годах
Кассовая дисциплина — это соблюдение юридическими лицами и ИП правил проведения наличных денежных расчетов, установленных законодательством РФ. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.
Кассовая дисциплина включает в себя:
- оформление кассовых документов (приходный и расходный кассовые ордера, ведение кассовой книги);
- установление лимита остатка денег в кассе;
- соблюдение правил расходования и сдачи наличности в банк;
- соблюдение лимита расчёта наличными.
Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.
Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение, в частности:
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Автоматические расчеты
Приходные и расходные операции можно автоматизировать. Для этого нужно установить специальное оборудование. Принцип работы автоматов такой:
- Они принимают или выдают деньги самостоятельно, без человеческого участия.
- Изъятые средства передаются в кассу по ПКО.
- При загрузке средств «забирают» их из кассы на основании РКО.
Отражение операций в программе
В конфигурациях «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.1.0 и 2.0 реализована единая концепция применения забалансовых счетов 17 и 18 в операциях по движению денежных средств. К счетам 17 и 18 открыты субсчета первого порядка для раздельного учета операций со средствами на счетах и в кассе учреждения в рублях и в иностранной валюте, а также операций со средствами в пути. К счету 201.34 открываются счета 17.34 и 18.34. Аналитический учет на них ведется КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).
В операциях по поступлению (выбытию) наличных денежных средств с лицевого счета, открытого в органе казначейства участвует счет 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Для ведения учета движения денежных средств по видам поступлений и выплат к счету 210 03 открываются забалансовые счета 17.30 «Поступления денежных средств на счет 40116» и 18.30 «Выбытия денежных средств со счета 40116». Аналитический учет на них также ведется по КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).
Учет кассы в бюджетном учреждении: вводная информация
Основные документы, закрепляющие правила учета кассовых операций в бюджетных учреждениях, таковы:
- Единый план счетов, утвержденный приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н;
- План счетов бюджетного учета, утвержденный приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н;
- указание Банка России о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У;
- приказ Казначейства России «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов» от 10.10.2008 № 8н;
- закон «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ (наличными деньгами) на территории РФ юридическими лицами (за исключением ЦБ РФ и кредитных организаций) регламентирован Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание № 3210-У). Напомним, под кассовыми операциями понимаются операции по приему наличных денег, включая их пересчет, и по выдаче наличных денег.
Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У внесен ряд изменений в Указание № 3210-У. Эти новшества применяются с 30.11.2020.
К тому же помимо Указания № 3210-У учреждениям необходимо соблюдать Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно этому документу организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные за реализованные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:
-
зарплаты сотрудникам;
-
страховых возмещений по договорам страхования;
-
вознаграждений за работы (услуги), а также на оплату товаров (не более 100 000 руб. по одному договору) (п. 4 Указания ЦБ РФ № 5348-У));
-
подотчетных средств;
-
денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.
Как рассчитываться наличными по договору
Согласно п. 4 Указания № 5348-У, максимальная сумма расчетов с партнерами — 100 000 руб. по каждому договору. Тип, срок действия, периодичность и количество платежей не имеют значения, главное — чтобы общая сумма по ним не превышала ста тысяч рублей.
Если расчет в иностранной валюте, сумма должна быть эквивалента 100 000 рублей по официальному курсу, установленному Банком России — об этом сказано в пункте 4 Указания № 5348-У.
Лимит расчетов действует для любого бизнеса вне зависимости от его размеров, в том числе для малого и ИП. Не распространяется требование на физлиц и самозанятых — с ними можно проводить сделки на любые суммы.
Так, при покупке дивана за 400 тысяч рублей для личного пользования можно всю сумму платить наличными. При покупке того же дивана предпринимателем для офиса наличкой можно заплатить только 100 тысяч, остальное — безналом.
Лимит нужен, чтобы фирмы больше рассчитывались безналично и чтобы не допустить большого оттока наличных — это может вызвать подозрения у налоговой и банка.
Разбивать один большой договор на несколько, чтобы уложиться в лимит, не рекомендуем. Налоговая может заподозрить, что вы это сделали намеренно и оштрафовать.
Как изменились правила приема-выдачи денежных средств?
Согласно новой редакции пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У кассир при приеме денежных банкнот теперь обязан удостовериться в их платежеспособности.
Напомним, признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данному документу платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:
-
банкноты загрязнены, изношены, надорваны, имеют потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратили углы, края;
-
монета имеет мелкие механические повреждения.
Порядок учета и примеры проводок
Перед тем, как приступать к работе на кассе, кассиры должны внимательно ознакомиться со своей должностной инструкцией и перечнем документов, утвержденных руководством предприятия, которые могут прилагаться к кассовым ордерам.
В бухгалтерской отчетности работа с кассой нумеруется счетом 50.
К нему могут открываться субсчета:
- 50/1 – касса предприятия;
- 50/2 – операционная касса организации (банк, транспортное предприятие и другие);
- 50/3 – реализация и оприходование денежных документов (марки, векселя, железнодорожные, авиабилеты).
Учет ПКО и РКО происходит в журнале их регистрации, а также в кассовых книгах:
- В журнал вписываются их порядковые номера после того, как на них поставит свою подпись главный бухгалтер или директор. Он должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.
- Кассовая книга – это общая финансовая ведомость, где расписываются все операции за день (отчетный период). Главным требованием к ней является указание остатка в кассе на конец рабочего дня. Если никаких операций не проводилось, тогда остатком будет сумма, выведенная за прошлый отчетный период.
Также существуют ведомости о выдаче финансовых средств. Они должны содержать такие обязательные реквизиты, как анкетные данные лица, которому положены выплаты, информацию о начисленных средствах, уплаченных с них налогов и других обязательных платежей, включая алименты и иные взыскиваемые по решению суда деньги. Должна указываться и итоговая сумма, подлежащая выдаче на руки.
Типичные проводки по кассовым операциям представлены в следующей таблице:
| Дебет | Кредит | Операция | Первичная документация |
|---|---|---|---|
| 70 | 50 | Выплата зарплаты | РКО, зарплатаная ведомость |
| 50 | 62 | Авансовые платежи от лиц за купленный товар | ПКО, подтверждающий чек |
| 50 | 70 | Возвращение излишних финансовых средств, выданных на зарплату | ПКО, акт или ведомость |
Порядок организации и ведения кассовых операций
Чтобы учреждению избежать проблем с контролирующими органами, необходимо соблюсти несколько ключевых требований по отражению движения наличных. Рассмотрим ключевые условия, как организовать ведение в 2020 году онлайн-кассы.
Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:
- Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.
- Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.
- Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.
- Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.
- Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.
Если ранее, до изменения порядка кассовых операций в 2012 году, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то сейчас его осуществление поручено Федеральной налоговой службе. При проведении выездной налоговой проверки комиссия проверит соблюдение кассовой дисциплины в целом: не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:
- производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
- как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
- соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
- соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
- выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Выдача денежных средств подотчетному лицу при наличии задолженности
Согласно порядка ведения кассовых операций, деньги подотчетному лицу можно выдать даже в случае наличия у него непогашенной задолженности. До недавнего времени это было запрещено и денежные средства можно было выдать только в том случае, если подотчетник по выданным ранее деньгам полностью отчитался. В противном случае компании грозил штраф в размере 50 000 рублей.
В настоящее время срок, на который можно выдать денежные средства в подотчет, законодательством не ограничен. Определить его руководитель может самостоятельно. Главное, чтобы подотчетное лицо в срок до 3 рабочих дней с момента окончания указанного срок, отчитался по истраченным средствам. Но, даже если подотчетный сотрудник своевременно не вернул денежные средства в положенный срок, ему не запрещено выдать новую сумму денег также в подотчет.
Для удержания из зарплаты подотчетного сотрудника денежной суммы, которую он в срок не вернул, необходимо издать приказ. Составить его следует не позднее 1 месяца со дня, как подотчетному лицу необходимо отчитаться или вернуть неистраченные деньги в кассу. Если не составить этот приказ вовремя, то удержать деньги из зарплаты можно только после получения письменного согласия от работника на удержание денежных средств. При отказе сотрудника, деньги можно будет удержать только через суд.
Новшества 2020 года для онлайн-касс
Самые существенные изменения касаются кассовой дисциплины при онлайн-кассах. С июля 2020 года применение онлайн-кассы обязательно практически для всех категорий налогоплательщиков. Даже самозанятые физические лица затронуты в новой редакции закона № 54-ФЗ. Но исключения остались. Чиновники определили лишь три категории экономических субъектов, которые еще могут работать без онлайн-ККТ — собрали их в таблице.
|
Категория коммерсантов и вид деятельности |
Как применять кассовую дисциплину |
|---|---|
|
Бизнесмен, зарегистрированный в качестве ИП, осуществляющий деятельность без работников в сфере:
Независимо от того, какая система налогообложения применяется коммерсантом (ПНС, УСН, ЕНВД). |
Закон о ККТ не обязывает таких налогоплательщиков выдавать фискальную документацию установленного образца. Следовательно, требовать с ИП без работников фискальный чек или БСО бессмысленно. Достаточно получить от коммерсанта расписку или квиток. Проверьте, чтобы в документе были отражены следующие реквизиты:
Иные условия следует закрепить в договоре с контрагентом. |
|
Организации и ИП (как с наемными работниками, так и без работников), осуществляющие деятельность по:
|
|
|
Бизнесмены, применяющие патентную систему обложения (ИП на ПНС), имеющие в штате наемных сотрудников, осуществляющие деятельность в сфере:
|
Требовать фискальный чек или БСО неправомерно. Такие коммерсанты освобождены от онлайн-касс до 2021 года. Несмотря на послабления, придется потребовать от частника официальный документ-подтверждение — любой формуляр, отражающий обязательные реквизиты операции:
|
Контроль налоговыми органами
Ранее контроль над соблюдением дисциплины возлагался на банки. Теперь это возложено на работников ФНС. Вот что проверяется во время выездной проверки кассовой дисциплины налоговыми органами 2020 года:
- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями — для выявления сверхлимитных расчетов;
- порядок учета наличных в кассе, включая проверку фискальной памяти ККТ, — с целью обнаружения фактов неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности;
- порядок хранения свободных денежных средств в кассе и сумму остатка — для проверки его соответствия лимиту кассы;
- порядок выдачи чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя в соответствии с нормами Фед. закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Привлечение к ответственности за мнимые и притворные расчёты
Бывают ситуации, когда продавец создаёт искусственный возврат денег – формирует чек возврата с помощью кассы, но фактически операцию не проводят.
Например, сотрудник магазина электронной техники продал смартфон за 50 000 рублей – владелец бизнеса должен заплатить налог с этой продажи. Продавец может провести на кассе возврат, тогда эта выручка не будет зафиксирована. Следовательно, платить налог будет не с чего. Покупатель, конечно же, никакой возврат не получит и даже не узнает об этой махинации со стороны магазина.
Таким образом, мнимые расчёты – это несуществующие кассовые операции, по которым фиксацию провели «для вида». Притворные расчёты – это операции, когда вместо одного расчёта производят другой с целью прикрытия первого.
Контроль за ведением кассовых операций
До 2012 года контроль кассовой дисциплины возлагался на банки, но теперь эта функция только налоговых органов. Регулирует эту функцию Административный регламент, утвержденный Приказом Минфина от 17 октября 2011 года N 133н. На что имеют право налоговики при проверке кассовой дисциплины?
- Учет наличных денег в кассе.
- Распечатка отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти.
- Проверка всех документов, оформляющих кассовые операции: журнал кассира-операциониста, приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации, кассовая книга и др.
- Действия по проверке выдачи кассового чека, которые хоть и не называют контрольной закупкой (т.к. они относятся к мероприятиям следственного контроля), но могут представлять собой визуальное наблюдение, с применением или без него способов видеоаудиофиксации фактов приобретения и оплаты товаров.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов влечет наложение административного штрафа по статье 15.1 КоАП РФ:
- на должностных лиц (руководителей организации или ИП) — от 4 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
Ответственность за нарушения кассовой дисциплины
Виды нарушений, которые могут быть наказаны со стороны контролирующих органов:
- превышение лимита наличных по контракту над суммой в 100 т.р.;
- наличность не была оприходована;
- хранение наличных денег вне сейфа;
- наличность в кассе превышает установленный в компании лимит;
- трата выручки на цели, не предусмотренные дисциплиной.
В таблице ниже представлен перечень основных штрафов за нарушения.
| Нарушение | Наказание для ИП | Наказание для юрлица |
| Отсутствие ККТ | 25 – 50% от суммы выручки «мимо» кассы, но не менее 10 т.р. | От 75 до 100% |
| Невыдача чека или неотправка электронного чека покупателю | 2000 рублей | 10 000 рублей |
| Онлайн-касса не соответствует требованиям | От 1500 до 3000 рублей | От 5000 до 10 000 рублей |
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».
Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.
Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:
- оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
- регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
- сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.
В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.