Должностная инструкция по специальности «Менеджер по закупкам»

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция по специальности «Менеджер по закупкам»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.

Специалист по закупкам: должностные обязанности и должностная инструкция

На основе закона о закупках в каждой организации разрабатывается должностная инструкция, которая определяет обязанности специалиста по закупкам.

Всероссийский учебно-методический центр «Аукцион Консалтинг» организует курсы, на которых рассматриваются все тонкости составления должностной инструкции в зависимости от специфики компании. «Аукцион Консалтинг» предлагает очную, заочную форму обучения, вебинары, семинары с выездом лектора в организацию заказчика.

Также обучающий центр предоставляет услугу по разработке должностной инструкции в соответствии с Федеральным законом № 44 и №223. В короткий срок Вы получите качественно подготовленные документы в полном согласии с действующим законодательством и требованиями профстандартов.

Что нужно знать / изучать

Их компетенции достаточно широки, поэтому ему необходимы самые разные знания:

1. Менеджмент. В этой профессии весьма пригодятся знания в области организации труда. По этой причине данная дисциплина будет весьма полезна и обязательна к изучению. Достаточно получить о менеджмент представление в общем виде, но некоторым направлениям уделить более пристальное внимание. К примеру, это управление проектами, как наиболее близкая к реалиям профессии область менеджмента.

2. Логистика и товароведение. Два этих предмета также необходимы специалисту, причём используются они обычно сообща. Вам потребуются хорошее знание логистических процессов, организации соответствующих цепочек и системе в целом. Кроме того, надо разбираться в товароведение. Нужно чёткое понимание в систематизации и классификации разных категорий товаров. Также необходимо иметь представление о формировании их стоимости и некоторых других вопросах.

3. Юриспруденция. При работе в этой сфере вам потребуется и знание гражданского/коммерческого права. Вам надо разбираться в том, как регулируются вопросы купли-продажи для бизнеса и правилах ведения соответствующей документации. Подобный специалист должен обладать умением работать с договорами и многими иными документами, связанными с вашей работой.

4. Психология. Профессия во многом завязана на коммуникациях и взаимодействии с другими людьми. Базовая подготовка в этом направлении не является обязательной, но будет весьма полезной. В частности, это относится к психологии делового общения и ведению переговоров. Понимание таких тем, значительно повышает успешность специалиста и его профессионализм.

5. ПО. Не обходится эта специальность и без применения современных цифровых средств. Такой специалист должен быть уверенным пользователем ПК и офисного пакета программ. При этом надо уметь использовать различные мессенджеры и некоторые продукты 1С. Да и вполне полезны будут навыки обращения с системами управления проектами и CRM.

Модели организации закупочной деятельности

Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, эффективное использование оборотных средств, удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, наполненность складов и эффективность внутренней цепи поставок. Она связана с работой сотрудников практически всех отделов — от бухгалтерии до транспортной службы. В связи с этим необходимо тщательно продумать организационные аспекты закупочной логистики.

Наиболее сложные модели организации закупочной деятельности характерны для крупных сетей магазинов. Анализ отечественного и зарубежного опыта дает возможность выделить следующие модели закупочной логистики торговых сетей.

Функции отдела закупок

Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Внутренними потребителями результатов деятельности службы закупок являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется закупаемая продукция.

Важность этого подразделения в структуре торговой компании трудно переоценить, как трудно переоценить и важность правильно организованной закупочной логистики для работы всего предприятия.

В принципе закупка ресурсов в компании может быть построена централизованно или децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие разных структурных подразделений будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает свои потребности, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.

Тем не менее у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют этот подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел закупок с полномочиями приобретения ресурсов в интересах всех подразделений торгового предприятия.

Специалисты отдела закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии с заявками, полученными от внутренних потребителей, или же самостоятельно отслеживают возникновение потребности в ресурсах. Внутри самого отдела закупок операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка», часто подвергаются дальнейшей специализации с целью развития профессионализма менеджеров по закупкам.

Закупочные центры крупных розничных торговых сетей обычно состоят из подразделений, ответственных за закупки какой-либо части товарного ассортимента. Распределение ассортимента между подразделениями часто происходит по принципу сходства характеристик товаров. Такое распределение труда позволяет закупщикам накопить максимум знаний о своем товаре. Чем крупнее компания-ритейлер, тем уже специализация работников в ее закупочном центре.

В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, естественно, никакого разделения функций не будет.

Менеджер по закупкам вправе:

• требовать и получать от руководства подробную информацию по профилю своей деятельности, например, от объемах финансирования или приоритетных направлениях деятельности;
• иметь доступ к информационным ресурсам для получения и анализа коммерческих предложений;
• иметь достойные условия труда и оборудованное рабочее место;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• участвовать в переговорах с поставщиками от имени организации;
• подписывать документы, касающиеся закупочной деятельности, от имени организации, если такая привилегия предоставлена ему доверенностью руководителя;
• участвовать в решении организационных вопросов по своему профилю: организации документооборота по поставкам, подборе персонала, задействованного в приобретении товаров, планировании поставок.

Специалисты и эксперты по госзакупкам

От менеджеров по закупкам в коммерческих организациях необходимо отличать специалистов и экспертов по государственным закупкам. Это лица, деятельность которых ориентирована на обеспечение государственных и муниципальных заказчиков товарами, работами или услугами в порядке, установленном Федеральным законом № 44-ФЗ.

Специалистов и экспертов по 44-ФЗ отличает от простых менеджеров следующие признаки:

• особый работодатель: орган федеральной или муниципальной власти, бюджетное, автономное, казенное учреждение или унитарное предприятие или иное юридическое лицо, у которого имеется договор о передаче полномочий госзаказчика и которое расходует бюджетные средства;
• источник финансирования закупок: федеральный, местный или региональный бюджеты;
• основная задача: соблюдение правил и порядков, установленных 44-ФЗ.

В сфере госзакупок задействованы две группы должностей: специалисты и эксперты. К ним установлены особые требования и изданы специальные профстандарты, соблюдение которых обязательно.

Квалификационные требования
Специалисты	Эксперты
Профстандарт для специалистов по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 625н. Выделяется четыре профессиональных уровня специалистов по закупкам: от пятого — это технические сотрудники, занимающиеся сбором и обработкой информации — до высшего, восьмого. Его обладатели занимаются мониторингом и аудитом закупок. Уровень требуемого образования зависит от уровня специалиста. Для пятого достаточно среднего специального, для восьмого необходим специалитет или магистратура. Сотрудники всех уровней должны получить профильное образование в сфере закупок. Требования к опыту различны: специалисты пятого уровня не имеют опыта вообще, восьмого — не менее пяти лет в закупках.	Профстандарт для экспертов по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 626н. У экспертов выделяются только три профессиональных уровня: 6, 7 и 8. У всех экспертов есть высшее образование: для шестого уровня достаточно бакалавриата, для седьмого и восьмого — специалитета или магистратуры и специального образования сфере закупок. Все эксперты должны иметь опыт работы: шестой уровень — от трех лет, восьмой — не менее пяти и стаж на руководящей должности.
Обязанности
Специалисты	Эксперты
Конкретные обязанности сотрудника зависят от его уровня, квалификации, опыта и умений. В целом задачей специалистов по закупкам является обеспечение закупочной деятельности в организации: мониторинг потребностей организации; составление плана-графика, его утверждение, внесение изменений; выбор способа определения поставщика; обоснование цены тендера; формирование тендерной документации; размещение и соблюдение процедуры тендера, взаимодействие с площадками; работа с запросами разъяснений документации, жалобами в УФАС; заключение контракта по результатам тендера, контроль за его исполнением; организация общественного обсуждения закупки; публикация всей сопутствующей документации в ЕИС; организация приемки результатов по контракту; контроль за своевременной оплатой исполнения и возвратов обеспечения по контракту; составление необходимой отчетности.	Деятельность экспертов является более теоретической, они: собирают и обобщают информацию о ценах и ценообразовании на рынках; анализируют тендерную документацию и внутренние акты заказчиков на предмет соответствия 44-ФЗ; разрабатывают методические рекомендации по ведению закупочной деятельности; участвуют в экспертной приемке исполнения контрактов; разрабатывают типовые формы документов; консультируют по вопросам применения 44-ФЗ и изданных на его основе нормативных актов.

Законодательное регулирование профессии специалиста по закупкам

Узнайте об основных обязанностях специалиста по закупкам, требованиях к кандидатам и стандартам профессии

Статьёй 9 Закона № 44-ФЗ закреплён принцип профессионализма заказчика. Данный принцип предполагает, что закупочная деятельность должна осуществляться на профессиональной основе с привлечением квалифицированных специалистов, обладающих теоретическими знаниями и навыками в сфере закупок.

Поддержание и повышение уровня квалификации и профессионального образования должностных лиц, занятых в сфере закупок достигается, в том числе путём повышения квалификации или профессиональной переподготовки в сфере закупок в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Важно! За несоблюдение принципа профессионализма и неприменение профессиональных стандартов в контрактной системе контрольные органы в сфере закупок вправе осуществлять контроль и применять меры административной ответственности.

Административная ответственность устанавливается в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ в части нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Управление государственными и муниципальными закупками (144, 120, 40 ак.

часов) – дополнительная профессиональная программа повышения квалификации для контрактных управляющих, специалистов контрактных служб и закупочных комиссий.

Обязанность работодателей соблюдать требования к квалификации сотрудников, если таковые установлены нормативными актами, профессиональными стандартами установлена статьёй 195.3 Трудового кодекса РФ.

Закон № 44-ФЗ подобные требования к квалификации сотрудников содержит, в связи с чем заказчик обязан следить за соответствием квалификации своих специалистов по закупкам установленным нормам и профессиональным стандартам.

1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста отдела закупок.

2. Специалист отдела закупок назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела закупок и по согласованию с руководителем службы логистики.

3. На должность: — специалиста назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы; — специалиста II категории – лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности товароведа не менее 3 лет; — специалиста I категории – лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности товароведа II категории не менее 3 лет.

4. Специалист отдела закупок должен знать: — не менее 2-х иностранных языков; — действующую систему координации переводов; — эффективные методы ведения переговоров; — терминологию по тематике переводов на русском и иностранных языках; — законодательные и нормативные правовые акты по материальному обеспечению, в том числе в области внешнеэкономической деятельности; — основы таможенного законодательства Украины; — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся материального обеспечения; — организацию материального обеспечения на предприятии; — правила оформления документов на получаемые и отправляемые грузы; — порядок заключения договоров с поставщиками и порядок контроля за их выполнением; — методы учета сырья и материалов; — инструкции приемки материальных ресурсов по качеству, количеству и комплектности; — нормативы запасов материальных ресурсов; — обслуживаемую номенклатуру, ассортимент сырья и материалов, их технические характеристики, условия хранения и транспортировки, а также действующие цены; — средства вычислительной техники, телекоммуникаций и связи; — прикладные автоматизированные задачи, касающиеся его деятельности; — основы организации труда; — основы трудового законодательства; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда.

5. В период временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

6. Специалист руководствуется в своей работе: — действующим законодательством Украины; — постановлениями и решениями Правительства, другими директивными и нормативными актами; — приказами генерального директора предприятия; — указаниями начальника отдела; — справочной и методической литературой специального и общего характера; — внутренними регламентирующими и регулирующими документами по различным направлениям деятельности предприятия; — утвержденными планами работы отдела; — условиями трудового договора (контракта); — настоящей должностной инструкцией.

Мотивация менеджера по закупкам

Как мотивировать менеджера по закупкам будет зависить от его функциональных обязанностей и полномочий. Обычно такой менеджер влияет на такие факторы как:

• себестоимость товара (путем снижения закупочных цен или оптимизации логистики);
• оборачиваемость (оптимизация товарных остатков товаров и закупка высокооборачиваемых товаров);
• количество неликвидов, браков, возвратов;
• выполнение планов закупок;
• оптимизация условий сотрудничества с поставщиками;
• получение бонусов от поставщика.

Все показатели мотивации должны быть связаны с :

• параметрами на которые он может влиять;
• с параметрами которые будут актуальными для компании где он работает;
• с нашим предположением, что отдел закупок не только тратит, но и зарабатывают деньги для компании.

Критериями оценки эффективности работы менеджера по закупка могут быть

Критерий	Суть оценки
Процент от маржинальной прибыли (обычно является базовой ставкой П)	Изменяется в процентах, показывает влияние менеджера на себестоимость товара. Чем меньше себестоимость, тем выше процент. Мотивирует менеджера снижать закупочные цены и оптимизировать логистику
Оборачиваемость (выполнение норматива по оборачиваемости)	В процентах, показывает количество закупленного товара по отношению к динамике продаж. Мотивирует менеджера иметь оптимальное количество товаров на складе, избегая ситуации затаривания или отсутствия товара на складе
Выполнение плана закупок	Да/нет или % от превышения/недополучения плана. Показывает точность расчета поставок и правильность организации процесса закупки. Мотивирует менеджера к правильному планированию и отладке системы поставок
Доля неликвидного и низкооборачиваемого товара	Изменяется в процентах, позволяет контролировать товарные запасы. Мотивирует менеджера правильно закупать товар, избегая ситуации «купим, а потом посмотрим, пойдет или нет»
Количество случаев отсутствия товаров на складе (OOS – out of stock)	В процентах от потерянных продаж или количественное выражение (число случаев). Мотивирует менеджера избегать ситуаций дефицита и поддерживать товарный запас. В качестве противовеса необходимо использовать критерии по соблюдению нормативов товарного запаса или оборачиваемости (что бы избежать затаривания)
Соблюдение нормативов товарного запаса	Процент отклонения от норматива. Цель – поддержание оптимального товарного запаса, мотивирует менеджера избегать дефицита и затаривания
Доли нереализованных товаров после окончания сроков годности (окончания сезона)	В процентах от общей доли закупленных товаров. Мотивирует к оптимизации сроков поставки и количеству товарных остатков
Повышение доли товаров, закупленных на условиях товарного кредита	В процентах от общего количества товарных остатков. Мотивирует менеджера к повышению кредитной линии и минимизации вложенных средств
Взнос поставщика за размещение на полке или бюджеты поставщика по продвижению товара	Исчисляется в процентах от суммы полученных денег. Мотивирует менеджера на получение взносов, бонусов и других сумм от поставщика в кассу компании, а не себе в карман
Количество закрытых рекламаций	Процент от общего числа бракованного или возвратного товара, мотивирует менеджера на работу с рекламациями и возврат вложенных средств

В случае с каждым конкретным государственным или муниципальным заказчиком функции отдела закупок и те задачи, которые он должен решать, формируются исходя из профиля и специфики работы самого отдела закупок. Однако есть типовые задачи, которые должен решать любой отдел закупок на основании требований действующего законодательства, регулирующего всю закупочную деятельность на территории Российской Федерации.

В настоящее время к числу основных типовых задач отдела закупок относятся:

• осуществление планирования всех закупочных процессов, направленных на удовлетворение нужд государственного или муниципального заказчика, путем проведения специальных планировочных мероприятий;
• в случае необходимости определения фактического положения дел на рынке для грамотного проведения определенных видов закупочных процессов в число задач входит предварительное взаимодействие с возможными исполнителями по контрактам посредством проведения различных консультационных мероприятий;
• подготовка документальных обоснований выбранного варианта закупочной процедуры и установленной к такой закупке начальной максимальной цены контракта или договора;
• если необходимость общественного обсуждения проводимой закупки предусмотрена действующим законодательством, то для отдела закупок такая необходимость выливается еще в одну задачу в виде организации проведения таких мероприятий по обсуждению;
• проведение работ, направленных на обеспечение полноценного и бесперебойного действия единой комиссии по осуществлению закупок или специальных разновидностей таких комиссий в рамках одного государственного или муниципального заказчика (в данном случае речь идет, в первую очередь, о необходимости проведения работ, направленных на обеспечение требуемых законом фото- и видеосъемки всех заседаний комиссий, а также процедур по вскрытию или изучению поданных заявок на участие от потенциальных исполнителей);
• если возникает необходимость в привлечении специалистов или экспертов для участия в процедуре проведения той или иной закупки (например, по причине технической сложности предмета закупок либо в случае необходимости участия такого человека в приемке результатов исполнения контракта), отдел закупок должен обеспечить привлечение такого специалиста или эксперта;
• разработка, формирование и последующее размещение всей документации, сопровождающей проведение закупки, в Единой информационной системе с целью полноценной подготовки процедуры закупки для обеспечения нужд самого заказчика;
• работа с банковскими гарантиями, с точки зрения их изучения, проверки подлинности удостоверяющих документов, а также обращение взысканий на них в случае нарушений контрагентом порядка и сроков исполнения взятых на себя обязательств по контракту;
• осуществление сопровождения, с технической и документальной точек зрения, процедуры, направленной на заключение того или иного контракта или договора;
• организация и проведение мероприятий, направленных на приемку результатов, которые были достигнуты исполнителем по контракту в ходе реализации исполнения взятых на себя обязательств;
• при проведении мероприятий по изменению или расторжению договора или контракта, в том числе посредством подписания дополнительных соглашений, отдел закупок принимает на себя еще одну задачу, связанную с организацией взаимодействия с таким исполнителем;
• проведение предусмотренных действующим законодательством мероприятий по внесению в Реестр недобросовестных поставщиков исполнителя по контракту или договору в случае существенного нарушения им порядка реализации взятых на себя обязательств;
• проведение необходимых процессуальных действий в части ведения претензионной работы (в рамках своих полномочий, предусмотренных регламентами функционирования отдела закупок, а также действующими нормами законодательства);
• если в ходе исполнения контракта были выявлены факты бездействия заказчика либо осуществление им таких действий, которые существенным образом ущемляют права исполнителя по контракту или договору, отдел организации закупок в рамках решения поставленных перед ним задач проводит мероприятия, направленные на взаимодействие с исполнителем с целью устранения выявленных нарушений.

Если говорить о функциях отдела закупок, то они целиком отвечают решению поставленных перед подразделением задач и выглядят следующим образом:

• разработка на основании имеющихся данных о потребностях заказчика плана-графика закупок и его размещение в открытых источниках информации, в первую очередь, в Единой информационной системе в сфере закупок, с целью возможности ознакомления с ним всех потенциальных участников закупок;
• подготовка сопроводительной документации к плану-графику закупок в виде обоснования закупки, а также в виде обоснования установленной начальной максимальной цены контракта или договора;
• в случае корректировок потребностей заказчика или изменения сроков проведения тех или иных видов закупок отдел закупок осуществляет также функцию по корректировке имеющегося плана-графика закупок и публикации таких внесенных корректировок на тех же общедоступных ресурсах, на которых был размещен сам план-график;
• верстка окончательной формы плана-графика закупок с целью его направления на утверждение руководителю организации-заказчика либо тому должностному лицу в организации, на которое возложена обязанность по утверждению данного документа;
• формирование обосновывающей документации для закупок, которые проводятся с единственным поставщиком в силу отсутствия других возможностей для проведения данных мероприятий;
• проведение мероприятий, направленных на получение уточняющей информации при формировании начальной максимальной цены контракта или договора на этапе подготовки к проведению закупочной процедуры;
• определение наиболее удобных, с точки зрения удовлетворения потребностей заказчика и соблюдения действующего законодательства, видов и форм закупочных процедур, направленных на заключение контракта или договора;
• формирование всего спектра документов, входящих в перечень необходимых, для проведения закупочной процедуры с позиции описания предмета закупки, условий проведения самого мероприятия и тех требований, которые предъявляются к потенциальному исполнителю еще на этапе оценки заявок, с точки зрения возможности допуска к проводимому процессу;
• привлечение организаций, оказывающих посреднические услуги при проведении различных видов государственных и муниципальных закупок;
• проведение закупочных мероприятий у особых категорий потенциальных исполнителей по контрактам, при подписании соответствующих документов с которыми должны быть предоставлены льготы в части реализации взятых на себя обязательств;
• размещение в различных открытых источниках, предусмотренных действующим законодательством, в первую очередь, в Единой информационной системе в сфере закупок, сведений о проводимых закупках, в том числе извещений и сопровождающих пакетов документов к таким закупкам;
• формирование документов, содержащих ответы на запросы разъяснений по положениям документации о проводимых закупочных процедурах;
• выполнение мероприятий, направленных на сохранение в закрытом виде всех поданных заявок на участие в тех или иных закупках до момента вскрытия, определенного в извещении к проводимому закупочному мероприятию;
• формирование и последующее размещение в открытых источниках информации, включая Единую информационную систему в сфере закупок, протоколов открытия поданных заявок и их оценки на предмет соответствия требованиям законодательства и документации к закупке;
• осуществление необходимых процессуальных действий, предусмотренных регламентами получения согласования на проведение закрытых тендерных мероприятий, которые, в свою очередь, предусмотрены действующим законодательством;
• выполнение предусмотренных законодательством процессуальных действий, которые сопровождают подписание контракта по итогам проведенной конкурентной или неконкурентной процедуры;
• формирование документационной базы для внесения сведений об исполнителе по контракту в Реестр недобросовестных поставщиков в случае некачественного исполнения им своих обязательств по контракту, а также подготовка документов-обоснований для расторжения контракта с таким исполнителем;
• обеспечение проведения мероприятий, направленных на процесс приемки результатов исполнения обязательств по тому или иному контракту;
• обеспечение, с процессуальной точки зрения, процедуры расторжения контракта или договора и последующее ведение претензионно-исковой работы в пределах своих обязанностей, предусмотренных действующим законодательством и локальными нормативными актами, утверждающими регламент действия такого отдела;
• выполнение процессуальных действий, направленных на осуществление полноценного функционирования приемочной и экспертной комиссий (без превышения пределов своих полномочий);
• публикация в открытых источниках, предусмотренных действующим законодательством, в том числе на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок, документации, отражающей процесс исполнения контракта или договора, включая отчеты об исполнении, неполном исполнении или неисполнении подписанного соглашения;
• выполнение действий по подготовке отчетных документов, отражающих фактическое состояние государственного или муниципального заказчика, с точки зрения удовлетворения его нужд, определенных в плане-графике закупок.

Порядок ознакомления с должностной инструкцией

Заключение трудового договора, которое, собственно, и знаменует собой момент трудоустройства, — идеальное время для того, чтобы будущий сотрудник внимательно изучил, что входит в обязанности специалиста по закупкам, то есть, ознакомился с должностной инструкцией. Как зафиксировать факт того, что работнику была предоставлена вся необходимая информация? Существует несколько способов. Среди них выделяют следующие:

• личная подпись (и ее расшифровка), а также дата, которые свидетельствуют о том, что специалист по закупкам обязанности свои уже внимательно изучил и готов это подтвердить; ставится в особенном журнале, который специально предназначен для этих целей;
• отдельная отметка о том, что сотрудник проинформирован в полной мере, которая заверяется личной подписью отдельного работника непосредственно под текстом самой должностной инструкции, предназначенной для ознакомления каждого нового кандидата;
• подобная отметка, также заверенная подписью и датой, которая ставится под текстом индивидуальной должностной инструкции, персонально подготовленной для отдельного сотрудника, которая впоследствии прилагается к его личному делу, заведенному на предприятии.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Важность должностной инструкции

Документ необходим любой компании, независимо от численности отдела, системы организации его работы. Инструкция используется для правильного подбора кадров, распределения обязанностей, повышения их квалификации. Вот еще несколько причин, по которым следует ее составить:

• легче найти ответственного в случае ошибки, конфликтной ситуации;
• новому работнику проще адаптироваться, если из инструкции он твердо знает, что ему нужно делать;
• инструкция ложится в основу оценки результатов деятельности отдела. На основе оценки руководитель отдела принимает решение о повышении, увольнении, премировании работника.

Документ формирует либо HR-специалист, либо начальник отдела. В небольших компаниях составлением часто занимается собственник бизнеса. Таким образом, в документе для работников отдела закупок должны быть прописаны такие данные:

• общие положения о должности – требования к профессиональной подготовке сотрудника, квалификация;
• задачи, функции и обязанности;
• права менеджера по закупкам;
• зона ответственности;
• взаимодействие с другими подразделениями или сотрудниками;
• мотивация работника, система расчета его гонорара.

Если инструкция составлена верно, и менеджеры работают в соответствии с ней, то продуктивность отдела повышается. Вот какие изменения наблюдаются в компании:

• издержки на закупки в структуре общих логистических затрат сокращаются;
• количество бракованной продукции становится меньше;
• закупки совершаются вовремя, то есть на складе всегда есть необходимое количество товаров;
• сокращается количество ситуаций, когда производство встало из-за нехватки материалов или сырья;
• число полученных и выполненных заявок растет.

Квалификация менеджеров

В должностной инструкции должны быть прописаны требования к квалификации работника. Конкретный перечень необходимых навыков утверждается в зависимости от модели закупок и зоны ответственности сотрудника. Вот общий перечень того, что он должен знать:

• методы управления финансовыми потоками для логистики;
• правила составления договора на поставку товаров;
• факторы, на которые следует обращать внимание при выборе поставщика;
• методы управления закупками и повышения их эффективности;
• методы и различные модели;
• операции, которые входят в процесс, и правила их выполнения;
• санкции, которые применяются к обеим сторонам при несоблюдении договора на поставку.

Кроме того, работники отдела много контактируют с представителями других подразделений, а также с поставщиками. Значит, требуется знание делового этикета, правил общения по переписке.

Необходимые умения также прописываются в инструкции. Чаще всего от отдела закупок требуется следующее:

• выбор лучших условий приобретения товара и умение обосновать этот выбор;
• правильное оформление документов – как договоров с поставщиками, так и внутренней отчетности;
• поддержание отношений с постоянными поставщиками или с перспективными контрагентами;
• получение информации о том ассортименте, который предлагает поставщик, и анализ этих данных;
• проведение обзора рынка поставщиков, сравнение их;
• ведение переговоров;
• укрепление имиджа, репутации своей компании за счет правильно выстроенных отношений с контрагентами.

Похожие записи:

• СНИЛС: что это за документ и почему в России он нужен каждому
• Штраф за отсутствие прописки 2023
• Страховые взносы ИП 2023. Шпаргалка по расчету, уплате страховых взносов