Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить трудовую книжку — полное руководство». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Исправляем ошибки в ТК
Кроме как на титульном листе, перечёркивать ошибочные данные больше нигде нельзя. При допущенной неточности запись нужно аннулировать (признать недействительной). Как это делается:
- под записью с ошибкой нужно сделать новую запись, со следующим порядковым номером в столбце 1. В столбце 2 прописать текущую дату;
- в столбце 3 указать “запись за №… недействительна” и, при необходимости, написать текст в правильной редакции.
Как заполнять титульный лист трудовой книжки
Оформление титульного листа «с нуля» потребуется в случае утраты бумажной трудовой.
Титульный лист заполняется в следующем порядке:
- ФИО и дата рождения.
- Образование.
- Профессия, специальность.
- Подпись сотрудника.
- Дата заполнения.
- Подпись сотрудника, ответственного за ведение ТК.
Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны полностью соответствовать данным из документа, удостоверяющий личность. Ошибки даже в одной букве или цифре могут привести к большим проблемам в будущем. В связи с этим работнику, возможно, придётся обращаться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.
Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нём указаны магистратура или бакалавриат, вписывается «Высшее — бакалавриат» или «Высшее — магистратура».
Профессия, специальность и квалификация указываются в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нём содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку.
В бланке трудовой содержатся рекомендации, по которым эту строчку предлагается заполнять в словесно-цифровом виде, хотя это и противоречит общим правилам заполнения ТК. Фактически использовать можно любой из двух вариантов заполнения.
Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:
- наименование должности подписанта,
- его личную подпись;
- расшифровку — фамилию и инициалы.
Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.
При наличии печати работодателю также необходимо использовать её при заполнении титульного листа.
Этап третий — приказ о приеме на работу
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Комментарий к ст. 66 ТК РФ
1. Трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников.
По записям в трудовой книжке устанавливается трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты, коллективный и трудовой договоры связывают возможность реализации тех или иных прав, а также предоставление определенных льгот и преимуществ.
В связи с введением в стране индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования трудовой стаж, приобретенный после регистрации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (Закон об индивидуальном учете).
2. Трудовые книжки оформляются и ведутся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с указанным Постановлением трудовые книжки нового образца введены в действие с 01.01.2004. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Во исполнение п. 3 названного Постановления Правительства РФ Минфин России Приказом от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках» утвердил Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Согласно п. 4 этого Приказа обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.
Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
3. Работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Такая обязанность возложена на всех работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Они не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (см. п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Документом, подтверждающим период работы у работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, является трудовой договор, заключенный в письменной форме (см. ст. 309 ТК).
4. В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее оформлении и содержат:
— фамилию, имя, отчество, дату рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— образование, профессию, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
5. Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока (при увольнении — в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Не должны записываться в трудовую книжку сведения о взысканиях, примененных к работнику, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (см. коммент. к ст. 81).
6. Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работника только по его желанию. Запись о работе по совместительству делается в трудовой книжке работника по месту его основной работы отдельной строкой на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть справка с места работы по совместительству, копия приказа о зачислении на работу по совместительству и др.
7. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
8. В трудовую книжку вносятся также сведения о всех видах награждения (поощрения) за трудовые заслуги, предусмотренных законодательством РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, в т.ч. о награждении государственными наградами, почетными грамотами, о присвоении званий, награждении нагрудными знаками и значками и др. (см. ст. 191 ТК).
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
9. В трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносятся также следующие записи: о времени военной службы в соответствии с Законом о воинской обязанности, а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС России, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.
Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.
Внесение исправлений и изменений
В соответствии с пунктом 26 Правил, необходимые изменения относительно фамилии, имени, отчества, даты рождения и образования сотрудника, вносятся по последнему месту работы. Для внесения поправок должно быть предоставлено документальное подтверждение, например: паспорт, свидетельство о браке, о рождении, о расторжении брака и др.
При необходимости внесения изменения фамилии, следует на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию, и внести новые данные. Аналогичный порядок предусмотрен для изменения имени, отчества, даты рождения. Соответствующее указание на документы, послужившие основанием для внесения изменений, должно быть сделано на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверено печатью предприятия (п. 2.3 Инструкции).
Изменения относительно образования, профессии или специальности, осуществляется путем простого дополнения уже внесенных записей без зачеркивания (п. 2.4 Инструкции).
В случае внесения ошибочной записи, исправление должно производиться по месту работы, где она была внесена. Исправление по новому месту работы может быть внесено только после предъявления официального документа от работодателя, который допустил ошибку (п. 27 Правил). Если допустивший ошибку работодатель ликвидирован, исправление может быть внесено на основании подтверждающего данный факт документа.
Следует помнить, что в раздел, который содержит сведения о работе, категорически запрещено вносить исправления путем вычеркивания неправильных записей. В соответствии с пунктом 30 Правил, для внесения изменений в данный раздел, необходимо сделать запись о признании ошибочной записи недействительной, после чего внести правильные данные.
Кто уполномочен вести записи
Право на оформление трудовой книжки на принятого сотрудника имеют юридические лица, организации, и индивидуальные предприниматели. При приеме на работу в отдел кадров передают пакет документов, включая паспорт и трудовую книжку. Если в компании не предусмотрена кадровая служба, заполнением и хранением документов на сотрудников занимается уполномоченное лицо. Определить, кто заполняет книжку в компании, можно на основании отдельного внутреннего распоряжения в пределах организации. Это может быть секретарь, либо бухгалтер, иное должностное лицо.
Все время, пока человек трудится у конкретного работодателя, книжка хранится на предприятии, а на руки ее выдают только при увольнении, с обязательной подписью работника в книге учета.
Если в штате не предусмотрено специалиста по кадровой работе или выделенного работника с полномочиями кадровика, право вносить в книжку новые записи имеет только директор.
Нормы ТК РФ, которые регламентируют ведение, учет, хранение и порядок выдачи трудовых книжек
Среди документов, которые должен предъявить кандидат при поступлении на работу в обязательном порядке присутствует трудовая книжка (ст. 65 ТК РФ). Если по каким либо причинам у лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует (утрата, повреждение), на основании письменного заявления ему оформляется новая.
Исключение составляют случаи, когда данное место работы является для работника первым либо происходит оформление на работу на условиях совместительства. При таких обстоятельствах работодатель обязан оформить документ самостоятельно.
В статье 66 ТК РФ, закреплено положение о том, что трудовая книга является основным документом, в котором содержится информация о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о выполняемой работе, переводах и увольнениях, сведения о награждениях. Следует обратить внимание, что информация о наличии взысканий не отражается, исключение составляют только случаи, в виде взыскания происходит увольнение.
В соответствии со статьями 80 и 84.1, работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день, с внесенной информацией об основаниях и причинах прекращения трудового контракта. Запись должна быть сформулирована в соответствии с нормами ТК РФ, и содержать указание на конкретную норму.
Как правильно заполнить трудовую книжку — пошаговая инструкция
Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.
№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.
Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.
Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.
Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.
Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.
Оформление сведений о работе
Оформление трудовой книжки является необходимым условием для вступления на рабочую должность, что основывается на статье номер 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Даже в обычной работе сотрудники кадровых служб разных организаций используют при приеме кандидатов на работу бланки, по оформлению схожие с трудовой книжкой.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется следующим образом:
- В разделе под названием «Сведения о работе» вписывается название самой организации, после чего в первой же графе под ним ставится порядковый номер записи.
- Во вторую графу необходимо вписать дату, когда фактически сотрудник приступил к своим трудовым обязанностям.
- В третью же записывается информация о должности, на которую вступает владелец рабочего документа (например, «принята на должность бухгалтера» в трудовой книжке – это норма).
- Четвертая же графа – это реквизиты, по которым был произведен приказ.
Испытательный срок при приеме на работу учитывается.
Образцы заполнения в случаях приема на работу и увольнения
Как уже упоминалось в данной статье, когда сотрудник вступает в новую должность, работодатель не позднее пяти дней записывает информацию о данном действии, произведенном на основании официального приказа, непосредственно в саму трудовую книжку. Если же гражданин трудоустраивается впервые, то он ставит свою роспись на титульном листе своего нового трудового документа, подтверждая тем самым отсутствие каких-либо ошибок в заполнении данных (хотя он и не в ответе за это пресловутое правильное заполнение).
Не стоит забывать, что в том случае, если нанимателем является физическое лицо, не оформленное, как индивидуальный предприниматель, то он лишен права на законодательном уровне приобретать новые трудовые книжки (а все это осуществляется исключительно в соответствии с законами об официальном оформлении на работу). В таком случае все данные о стаже и рабочей деятельности сотрудника будут нотариально заверены письменным договором, который и заключается специально в таких случаях.
В тот день, когда сотрудник увольняется с работы (то есть заканчивает последний день отработки, также предусмотренной законодательством и за игнорирование которой предусмотрен серьезный штраф), работодатель обязан выдать ему все связанные с должностью документы, в том числе и трудовую книжку. После наниматель производит расчет сотрудника, выдает ему последнюю заработную плату, и на том их пути расходятся.
Бывают случаи, в которых работодатель по каким-либо причинам не может выдать сотруднику трудовую книжку. Тогда им составляется письменный протокол, из которого сотрудник узнает о необходимости забрать документ и дает согласие на отправление его к нему почтой. С того момента, как работодатель отправил данному человеку это сообщение, он не несет никакой ответственности за возможные задержки в получении его бывшим сотрудником трудовой книжки. Также этой ответственности он избегает тогда, когда фактический последний день трудящегося является отличным от дня, указанного в дате окончания действия составленного при вступлении в должность трудового договора.